Wim Hooghwinkel
Binnen ieder bedrijf wordt heel wat informatie geschreven. Gebruiksaanwijzingen, handboeken, productinformatiebladen, online help, technische gegevens, rapporten. Misschien is de informatie zelf, direct of indirect, het product van uw bedrijf: lesmateriaal, naslagwerken, websites, helpsystemen of andere publicaties. Hoe dan ook, deze informatie is een kostbaar bezit en vertegenwoordigt een belangrijke economische waarde. Informatie is kapitaal en verdient uw aandacht. U wilt niet dat dit verloren gaat en u wilt graag dat de informatie beschikbaar is op het moment dat dat nodig is en in de juiste vorm die op dat moment nodig is.
Misschien wilt u zo ver gaan met het beheren van uw informatie dat u er over denkt een Content Management Systeem aan te schaffen. Een database waarin al uw bedrijfsinformatie opgeslagen kan worden, van productgegevens en technische omschrijvingen tot aanwijzingen voor eindgebruikers en marketingteksten. En dan van daaruit publiceren naar de website, productfolders maken of handboeken laten drukken. Legio mogelijkheden. Eigenlijk te veel mogelijkheden, want: waar te beginnen? Hoe ver moet je gaan? Wat gaat het kosten?
XML is een manier om informatie op te slaan waarbij de betekenis van die informatie wordt vastgelegd door middel van (onzichtbare) codering. XML is een afgeleide van SGML. ML staat voor Markup Language oftewel Codeertaal. Tekst en andere gegevens worden ingepakt door een code (tag) waardoor computerprogramma’s weten wat er met de gegevens moet gebeuren. Een bekende toepassing hiervan is HTML – de taal waarmee pagina’s op internet worden beschreven. De web-browser kent deze geheimtaal en vertaalt dit naar een weergave op het beeldscherm. XML wordt steeds vaker gebruikt voor het kenmerken van tekst om op die manier automatische opmaak te kunnen genereren. De meeste actuele CMS-systemen maken gebruik van XML voor de opslag van gegevens.
DITA is een uitgewerkte XML-standaard die speciaal ontworpen is voor gebruik met technische documentatie. Een belangrijk voordeel van deze standaard is dat steeds meer softwarepakketten het ondersteunen. Hierdoor ben je als eindgebruiker niet meer gebonden aan één pakket en gaan investeringen niet verloren bij wisseling van leverancier of aanpassingen in bedrijfsstrategie. DITA is ook gericht op efficiënt gebruik van gegevens: dezelfde informatie op meerdere plaatsten en verschillende manieren gebruiken, zonder dat deze steeds opnieuw geschreven hoeft te worden. DITA wordt ondersteund door grote partijen in de markt (Nokia, IBM, Adobe, Microsoft) die het voor de eigen documentatie gebruiken, maar die ook meewerken aan verdere ontwikkeling. Zo is er inmiddels een aanpassing die speciaal geschikt is voor het maken van onderwijsmateriaal en een die toegespitst is op gebruik binnen de machine-industrie.
Natuurlijk wilt u een product in het buitenland kunnen aanbieden. Of u haalt zelf producten en informatie uit het buitenland. In beide gevallen wilt u niet dat ieder boekje of iedere brochure in iedere taal opnieuw gemaakt moet worden. Dat kost geld en tijd. Er zijn gelukkig talloze slimme manieren om er voor te zorgen dat u uw informatie efficiënt kunt beheren, gebruiken en ook vertalen. Zelfs naar talen die niet de standaard West-Europese indeling hebben zoals Arabisch, Chinees, Hindi, Russisch en andere. Zeker in combinatie met XML of DITA wordt het publiceren in meerdere talen een vanzelfsprekendheid die u ongemerkt nieuwe kansen biedt op de internationale markt.
Desk Top Publishing is de kunst van het volgens vooraf gestelde regels opmaken van pagina's. Wie een beetje thuis is in MSWord kan zelf een heel eind komen, maar loopt al snel tegen kleine en langzaam groter wordende problemen aan. Wat er op de ene computer netjes uit ziet loopt op de andere PC van de pagina af. Uit de printer komt niet wat op het scherm te zien is en na het inbrengen van enkele kleine correcties klopt de paginering niet meer en is de nummering verdwenen – om niet te spreken over de plaatjes die er niet uit zien. Kortom, ergernis en veel tijd en dus veel kosten waarmee u de waarde van uw informatie niet op een juiste en economisch verantwoorde manier kunt materialiseren.
Daarom zijn er professionele opmaakpakketten, zoals Adobe InDesign voor brochures en Adobe FrameMaker voor technische documentatie. FrameMaker heeft speciale functies voor het werken met grote documenten met veel pagina’s – een boek van duizend of meer bladen is geen probleem, evenmin als uitgebreide complexe tabellen, automatische nummeringen en full color afbeeldingen.
Voor technische documentatie is automatiseren van opmaak tegenwoordig bijna een vereiste. Snel, dat wil zeggen wanneer de vraag daar is, en kostenefficiënt kunnen publiceren naar zowel online help als pdf als drukwerk. De combinatie van XML en een pakket als FrameMaker maakt dat mogelijk: met FrameMaker kan een XML-bestand worden ingelezen, opmaak wordt automatisch toegekend (op basis van de XML codering) en met behulp van filtering kan dit worden uitgevoerd naar diverse vormen van drukwerk of online publicaties. Natuurlijk gaat dit niet vanzelf. Iemand zal eerst sjablonen moeten maken en de regels voor opmaak moeten worden vastgesteld, gebaseerd op de huisstijl of op het ontwerp van een vormgever. Dit is een investering die zich echter gauw terugverdient.
Utrecht, 11 november 2008 (updated 10 februari 2009).